home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / misc / tbsasset / assets.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-10-20  |  13.3 KB  |  611 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                       TBS Easy Fixed Assets (TM)
  15.  
  16.  
  17.  
  18.               A simple Fixed Assets managememt program.
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.                              Version 1.1
  44.  
  45.  
  46.                         Version  Release Date
  47.  
  48.                           1.0    June     1990
  49.                           1.1    August   1990
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67. Copyright 1990 Taylor Business Software
  68. All Rights Reserved Worldwide.
  69.  
  70.  
  71. TBS  Fixed  Assets  is a trademark of Taylor  Business  Software.  All
  72. trademarks  and registered trademarks referenced within this  document
  73. are the property of their respective owners.
  74.  
  75.  
  76.  
  77. TAYLOR BUSINESS SOFTWARE
  78. 16835 ALGONQUIN, SUITE 180
  79. HUNTINGTON BEACH, CA 92649
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84. Sales:                  Monday - Friday
  85.       714-840-5021      Voice 9 AM - 5 PM Pacific Time
  86.  
  87.  
  88.  
  89. Technical Support:      Monday - Friday
  90.  
  91.       714-840-6435      Voice 9 AM - 4 PM Pacific Time
  92.  
  93.  
  94. Bulletin Board:         24 Hours a day
  95.  
  96.       714-840-3767      300-1200-2400 Baud, 8 Bits, No parity, 1 stop bit
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103. June 1990 Release
  104. August 1990 Revision
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128. TABLE OF CONTENTS
  129.  
  130. Section           Title
  131.  
  132.  
  133. 1                 Introduction
  134.  
  135. 1-1               Features of TBS Fixed Assets
  136.  
  137. 2                 Installation
  138.  
  139. 2-1               System Requirements
  140. 2-2               Installing TBS Fixed Assets
  141.  
  142. 3                 Getting Started
  143.  
  144. 3-1               Menu
  145. 3-2               Data Entry Screen
  146. 3-3               Print Asset Reports
  147. 3-4               Print & Post Monthly Depreciation
  148. 3-5               Print & Post Year-End Depreciation
  149.  
  150.  
  151. APPENDIX A        Customer Support Information
  152.  
  153. APPENDIX B        Who is Taylor Business Software
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189. SECTION 1
  190. THIS IS TBS Fixed Assets(TM)
  191.  
  192. Thank you for your interest in TBS Fixed Assets(TM). TBS Fixed  Assets
  193. is  a program designed to track the fixed assets that a company  owns,
  194. and  to calculate the monthly depreciation expenses of  those  assets.
  195. This program will run on IBM PC, XT, AT, and compatiable computers.
  196.  
  197. TBS  Fixed Assets is a simple, yet powerful, fixed  assets  management
  198. program.  A on-line, context sensitive help system provides help  with
  199. the  press of the F1 key.  TBS Fixed Assets was written to  provide  a
  200. simple  means  of entering Fixed Assets and  calculation  the  monthly
  201. depreciation expenses for those assets.
  202.  
  203. TBS  Fixed  Assets gives you a simple,  straightforward,  menu  driven
  204. system  to  allow  for all operations, such as  entering  Assets,  and
  205. printing reports. The only limit that you have on the number of assets
  206. in the file is the amount of disk space available to you.
  207.  
  208. This  document describes the installation and usage of TBS  Fixed  As-
  209. sets.  It also describes many features and functions of  the  program.
  210. Once you begin using TBS Fixed Assets, you'll discover more about  how
  211. it works from the on-line help facility and by experimenting with  the
  212. various commands.
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250. SECTION 2
  251. INSTALLATION
  252.  
  253. 2-1 System Requirements
  254.  
  255. TBS  Fixed Assets requires an IBM PC, XT, AT, PS/2 or compatible  com-
  256. puter  with 384K RAM (or more) to work properly. In addition,  version
  257. 2.0  or  greater  of PC-DOS or MS-DOS is required.  TBS  Fixed  Assets
  258. requires  approximately  280K of computer memory to contain  the  pro-
  259. gram's executable code and common data. Additional memory is allocated
  260. as required.
  261.  
  262. TBS  Fixed Assets works well with the IBM Monochrome  Display  Adapter
  263. (MDA), Color Graphics Adapter (CGA), Enhanced Graphics Adapter  (EGA),
  264. Video Graphics Array (VGA), and compatibles. Other video adapters that
  265. can emulate either the MDA or CGA should work properly.
  266.  
  267. 2-2 Installing TBS Fixed Assets
  268.  
  269. Installing  TBS Fixed Assets is a very simple process.  Basically,  we
  270. will  be creating a subdirectory on the hard disk and coping the  con-
  271. tents of the floppy disk to the subdirectory. The following makes  the
  272. assumption  that you will be copying from drive A: to your  hard  disk
  273. C:, and that the name of the subdirectory you will be using is ASSETS.
  274.  
  275.         C:>MD ASSETS
  276.         C:>COPY A:*.* C:\ASSETS
  277.  
  278.  
  279.  
  280.                                PLEASE NOTE!
  281.  
  282.  
  283. There may be important information on this release of TBS Fixed Assets
  284. that  did not make it into this manual. Please check the READ.ME  file
  285. on your distribution diskette for the most current data. Thank you!
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311. SECTION 3
  312. GETTING STARTED
  313.  
  314. To start TBS Fixed Assets, enter the following commands (assuming that
  315. the subdirectory that TBS Fixed Assets was installed in is \ASSETS):
  316.  
  317.         C:>CD \ASSETS
  318.         C:>ASSET
  319.  
  320.  
  321. 3-1 Menu
  322. The following menu will be displayed:
  323.  
  324.           +-------------------------------------+
  325.           |      Taylor Business Software       |
  326.           |     Easy Fixed Assets Main Menu     |
  327.           +-------------------------------------+
  328.           | Add/Change Assets                   |
  329.           |                                     |
  330.           | Print Asset List                    |
  331.           | Print Asset Report                  |
  332.           | Print Asset Valuation Report        |
  333.           |                                     |
  334.           | Print Monthly Depreciation Report   |
  335.           | Post Monthly Depreciation           |
  336.           |                                     |
  337.           | Print Year-End Depreciation Report  |
  338.           | Post Year-End Depreciation          |
  339.           |                                     |
  340.           | Quit                                |
  341.           +-------------------------------------+
  342.           |     Select Item and Press Enter     |
  343.           +-------------------------------------+
  344.  
  345. 3-2 Add/Change Assets
  346.  
  347. This  option starts by listing the assets that have been entered  into
  348. the system already.
  349.  
  350. The following keys can be used at this point:
  351.  
  352.         INS        to Insert (Add) a new record
  353.         DEL        to delete the highlighted entry
  354.         ENTER      to change the highlighted entry
  355.         PAGE UP    to scroll up
  356.         PAGE DN    to scroll down
  357.         UP ARROW   to move the highlighted selection bar up
  358.         DOWM ARROW to move the highlighted selection bar down
  359.         ESC        to return to the menu
  360.         F1            for help
  361.         CTRL+END   deletes from cursor to end of current field
  362.         CTRL+HOME  deletes contents of field cursor is in
  363.         F1         Help
  364.  
  365.  
  366.  
  367.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372. The data entry screen follows:  (Press F1 for help on any field)
  373.  
  374.       +-------------------------------------------------------+
  375.       |                Add/Change Fixed Assets                |
  376.       |                ( System Message Area )                |
  377.       +-------------------------------------------------------|
  378.       | Asset Number        :                                 |
  379.       | Description         :                                 |
  380.       | Serial Number       :                                 |
  381.       | Location            :                                 |
  382.       | Status              :    A R  (Active or Retired)     |
  383.       | Date Acquired       :   /  /                          |
  384.       | Depreciation Method :         (SL, 150DB, 200DB)      |
  385.       | Life in Months      :                                 |
  386.       | Remaining Periods   :                                 |
  387.       | Start Deprec. Date  :   /  /                          |
  388.       | Ending Deprec. Date :   /  /                          |
  389.       | Origional Cost      :                                 |
  390.       | Monthly Depreciation:                                 |
  391.       | YTD Depreciation    :                                 |
  392.       | Total Depreciation  :                                 |
  393.       |                                                       |
  394.       | Net Book Value      :                                 |
  395.       +-------------------------------------------------------+
  396.  
  397.                  Fixed Assets Data Entry Screen
  398.  
  399. 3-3 Print Asset Reports
  400.  
  401. There are three asset reports available. The Asset List just lists the
  402. asset numbers and descriptions, the Asset Report list all information,
  403. and the Asset Valuation report lists the cost and current book  values
  404. for the assets, and totals these amounts.
  405.  
  406. 3-4 Print and Post Monthly Depreciation
  407.  
  408. ON A MONTHLY BASIS, YOU WILL NEED TO RUN THESE TWO STEPS!!
  409.  
  410. The Print Monthly Depreciation Report list the amount of  depreciation
  411. that  will  be  charged to that asset for the  current  month.   (This
  412. report should be saved after it is printed.)
  413.  
  414. The  Post Monthly Depreciation updates the YTD Depreciation and  Total
  415. Depreciation by the amount in the Monthly Depreciation field.  If this
  416. is a accelerated depreciation method, the system then calculates  what
  417. the  next  months depreciation will be. (For 150DB and  200DB  methods
  418. only).
  419.  
  420. MAKE SURE THAT YOU BACK UP THE ASSET FILES BEFORE YOU RUN THIS STEP!!!
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433. 3-5 Print and Post Year-End Depreciation
  434.  
  435. This  step is similar to the Print and Post Monthly Depreciation  with
  436. one  major difference - Assets that have a status of R  (for  Retired)
  437. are deleted from the ASSET file during the post process.
  438.  
  439. The Print and Post Monthly Depreciation process should be run 11 times
  440. per year, this step is run the last perion of the year in place of the
  441. monthly steps.
  442.  
  443. Make  sure  that  you print out an Asset List and  a  Asset  Valuation
  444. Report both before and after you run this step.
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.  
  489.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494. APPENDIX A
  495. CUSTOMER SUPPORT INFORMATION
  496.  
  497. If  you have problems with TBS Fixed Assets, please read  this  manual
  498. first to make sure that you do understand everything. We have tried to
  499. provide  a  bug-free product but sometimes we make  mistakes.  If  you
  500. think you have found something please take the time to contact us  and
  501. explain it to us. Make sure that you include the following information
  502. to help us evaluate your situation:
  503.  
  504. 1.   Your product SERIAL NUMBER (Registered Users have serial numbers)
  505. 2.   Version of DOS you are using
  506. 3.   Machine type, memory, monitor type, hardware description
  507. 4.   Any application executed before TBS Fixed Assets
  508. 5.   Your address and telephone number (when corresponding)
  509. 6.   Where, when and how you obtained TBS Fixed Assets
  510. 7.   Which version of TBS Fixed Assets you are using
  511. 8.   Printouts of your AUTOEXEC.BAT and CONFIG.SYS files
  512.  
  513. Users  will always receive a response to their  questions.  Non-regis-
  514. tered  users will receive a written response if they enclose  a  self-
  515. addressed, stamped envelope with their inquiry.
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555. APPENDIX B
  556. WHO IS TAYLOR BUSINESS SOFTWARE
  557.  
  558. Taylor Business Software is a company that has been providing program-
  559. ming  solutions to business needs since 1979.  Our emphasis  has  been
  560. primarily  in  the  accounting field, and lately we  have  decided  to
  561. expand  into other areas, one of them being shareware.  We are  always
  562. looking for new ideas for additional applications to develope, and  we
  563. encourge  your asking if you can not find an existing  application  to
  564. meet your specific needs.
  565.  
  566. Taylor Business Software can assist you in the following areas:
  567.  
  568.   Custom developed applications
  569.   Consulting
  570.   Data conversions
  571.   Experience in both DOS and Xenix environments
  572.   Modifications to Open Systems Accounting Software
  573.  
  574. Please feel free to ask for quotes for custom developed  applications,
  575. or for modification to this or any other product that we provide.
  576.  
  577.  
  578. Taylor Business Software
  579. 16835 Algonquin, Suite 180
  580. Huntington Beach, CA 92649
  581. Phone (714) 840-5021
  582.  
  583.  
  584. Shareware Programs Available as of 10-15-90
  585.                            License    Current
  586. Description                  Fee      Version
  587. ------------------------   -------    -------
  588. TBS Maillist               $10.00       1.4
  589. TBS Business Maillist       15.00       1.0
  590. TBS Fixed Assets            25.00       1.0
  591. TBS Vehicle Maintenance     25.00       1.3
  592. TBS Inventory Control       20.00       1.0
  593. TBS Home Inventory          10.00       1.0
  594. TBS Video Tape Inventory    10.00       1.0
  595.  
  596. To  obtain  a  shareware copy of any of these  products,  contact  the
  597. dealer that you purchased this program from, or send a $2.00  handling
  598. fee  for  each program that you wish to try to the above  address  for
  599. Taylor Business Software.
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.   TBS Easy Fixed Assets  Copyright 1990  Taylor Business Software
  612.  
  613.